采购专员从采购专员到采购总监的5个职场心得。

2022-02-24 08:14

一个优秀的采购部长应该从采购过程的多个方面入手。主要方面是从技术层面营造采购环境，提高采购业务的执行能力，并从这两个关键方面进行持续改进。在制度建设上，规范采购行为，从技术层面提升采购部门的综合业务能力，做到采购总成本最低。采购部长的多方面采购成本控制主要从以下五个方面入手来降低采购成本。

03降低采购系统层面的采购成本

1.改善采购的基本管理，包括采购材料的分类和分级以及建立数据库；合格供应商评价标准的确定、供应商等级的划分和数据库的建立；确认各类物料的最小批量、采购周期和标准包装数量；各种采购材料的样品和技术资料。

2.大宗采购应建立招标制度。公司明确制定流程规范招标流程，使其招标采购能够达到降低采购成本的目的。特别是，它避免了情境主义。如果投标完成，成本反而会上升。

3.对于零散采购，实行采购信息登记备查制度，采购名称、数量、商标、价格、生产厂家名称、采购地点、联系电话等信息详细登记在公司检验部门备查，公司可随时派人作为第三方进行抽查。

4.采购流程以分散的方式运作，相互制约。采购部负责供应商的初步选择。质量和技术部门评估供应商的供应能力并确定其资质。财务部门负责价格的监督和控制，付款由公司主要领导批准。

5.通过采购人员的整合，实现采购渠道的整合，明确每个采购人员负责的物料。同一种材料必须由同一个人通过同一渠道采购，除非计划了供应商的变量。

6.规范采购合同，明确规定供应商不得在不正当竞争中贿赂公司人员销售其产品，或按比例扣除货款；合同中还应明确采购返利的约定。

7.采购询价制度，建立采购询价制度，明确谁有资格，谁能从可能的卖方以最低的成本完成原材料采购计划中的供货任务，确定供应商范围。这个过程中的技术术语也称为供应商资格确认。做好采购询价管理，需要充分利用计算机管理系统，利用网络的优势，快速浏览、获取所需信息，以保证采购询价管理和获取询价结果的高效率。

8.与供应商建立稳定的合作关系。稳定的供应商具有强大的供应能力和透明的价格。经过长期合作，他们将优先考虑公司的供应，并确保其供应的质量、数量、交付时间和价格。采购管理应高度重视提升整个供应链的竞争优势，尽可能与优秀供应商建立长期稳定的合作关系，鼓励所供产品和技术的改进，支持供应商的发展，必要时与供应商签订战略联盟合作协议。

在采购业务层面降低采购成本的方法和手段

1.通过付款方式的选择降低购买成本。如果公司资金充裕或者银行利率较低，可以采用现金现货的方式，往往可以带来较大的价格折扣，但会对整个公司的营运资金运作产生一定的影响。

2.把握价格变化的机会。价格经常随着季节和市场供求而变化。因此，采购人员要注意价格变化规律，把握采购时机。

3.通过竞标约束供应商。对于大宗物资采购，一个有效的方法就是进行竞价，通过供应商的相互比价，总能得到底线价格。通过对不同供应商的选择和比较，公司在谈判中处于有利地位。

4.直接从厂家购买。直接向厂家订货可以减少中间环节和采购成本，同时厂家的技术服务和售后服务也会更好。

5.选择信誉好的供应商，与他们签订长期合同。与诚实和信誉良好的供应商合作不仅可以确保质量和及时交货，而且可以获得优惠的付款和价格。

6.充分调研采购市场并收集信息，开发供应商资源，多渠道拓展公司供应链。为了达到一定的采购管理水平，企业应该充分重视采购市场的调查和信息的收集和整理。只有这样，它才能充分了解市场情况和价格趋势，并使自己处于有利地位。

05遏制采购腐败降低企业采购成本

有企业管理者坦言:“采购腐败难防，很多企业绕不过这道坎”，即现实中采购人员从供应商那里拿到一元钱，无疑会损失十元的采购成本。要找到解决此类问题的办法，需要从岗位职责建设、人员选拔培训、采购纪律、员工绩效考核体系建设等方面采取措施。

在采购岗位建设中，采购过程需要设置不同的岗位，以解决采购权力不宜过度集中的问题，需要相互制约、监督和支持，同时又不影响各岗位人员的工作积极性。

人员选拔，采购管理各岗位人员的选拔标准，需要具备以下综合素质:专业能力和沟通能力、法律意识、廉洁奉公等。，并尽量避免采购部门经理的亲属接手采购业务。专业能力不仅包括对原材料属性的一定了解，还包括对原材料管理过程的清晰思路；清洁质量对于经常花钱的采购人员来说尤其重要。虽然在内部管理的各个方面都采取了各种措施，但一线采购人员不可避免地会遇到供应商提供的各种诱惑。如何防范诱惑背后的陷阱，需要采购人员具备清洁素质和法律意识。

建立健全采购部门的工作纪律，明确采购活动的决策和实施程序要清晰透明，相互监督制约；严格遵循“事前周密计划、事中严格控制、事后认真分析总结”的工作原则，确保采购供应物美价廉、符合要求的物资；实行“全员、全过程、全方位”的采购监督，坚决杜绝营私舞弊、收受、索取回扣，以及损害公司利益的违纪违法犯罪行为。供应商赠送的不能拒收的礼品、赠品应立即上交公司备案；培养采购人员敬业、尽责、忠于公司、对公司负责、维护公司利益、保守公司秘密、保护知识产权。

采购绩效考核与薪酬分配体系建设对各岗位和采购部门来说，对各采购岗位的绩效进行评估，并引入和制定科学的管理方法，即绩效考核标准，是非常重要的，能够持续推动采购管理各方面的持续改进，肯定和鼓励有效工作，客观上实现绩效促进成本降低的工作环境。